¿Sabías que, aproximadamente un tercio de las juntas que realizamos son innecesarias?

Al menos es lo que reveló el estudio “The cost of unnecessary meeting attendance”.

Mientras que un estudio de “The Journal of Business Research” llegó a las siguientes conclusiones:

Reducir las reuniones en un 80% aumenta la productividad en un 75%, y reduce el estrés de los empleados en un 60%.

Todos hemos pasado por culturas de trabajo donde la llamada “juntitis” es un verdadero problema, y en efecto, son la causa por la que muchas personas se sienten saturadas, con estrés y burnout, incluso es una de las principales razones que las personas mencionan como detractores para el logro de sus metas personales.

Como responsables de Capital Humano, una de los objetivos clave que tenemos es la de impactar positivamente en la mejora organizacional, por tanto, reducir las reuniones del día a día es un aspecto clave; no es tarea fácil, pero tampoco imposible.

Desarrollar estrategias que aumentan la productividad es crucial para el logro de las metas organizacionales e individuales, a la vez que impactamos el clima y la satisfacción personal. En este sentido, ayudar a que tengamos mejores prácticas en relación a por qué, cómo y para qué nos reunimos, sería una iniciativa de alto valor para el negocio.

5 pasos para reducir juntas innecesarias en tu equipo de trabajo y mejorar el clima y la cultura laboral.

A continuación, te comparto una serie de 5 pasos para reducir las reuniones en tu equipo de trabajo, o bien, para elaborar una estrategia en tu organización, que tenga como objetivo reducir y mejorar la efectividad organizacional, redefiniendo para qué, cómo y con qué frecuencia nos reunimos.

Paso 1.- Analiza todas las reuniones semanales a las que asistes.

1. Identifica qué tienen en común las buenas y las malas reuniones.
2. Define qué aspectos no agregan valor, o cuáles impiden el logro del objetivo y qué aspecto si contribuyen a reuniones más efectivas.

Paso 2.- Califica todas las reuniones a las que asistes, puedes usar una categoría del 1 al 5; donde el 1 significa reunión que no te agrega valor o tú a la reunión, y 5, reunión importante y prioritaria para tu rol.

1. Enlista cuáles cumplieron el objetivo, cuáles no.
2. Identifica donde era innecesaria tu presencia, etc.

Paso 3.- A partir de la valoración previa, selecciona a qué reuniones asistir; usando la técnica de las 3d’s.

Las mejores reuniones son aquellas que buscan tomar decisiones clave, generar discusiones grupales o debatir temas importantes, lo que no tenga que ver con estas 3d’s (decisión, discusión o debate) puede atenderse por mail, llamada o documentos compartidos.

Paso 4.- Declina, delega o reemplaza las reuniones en las que no debas estar.

Comunica asertivamente y de forma amable, cuando una junta no te agrega valor, declínala, delégala o busca una manera de reemplazarla con una llamada, mail, etc.

Paso 5.- Revisa y evalúa con tu equipo de forma periódica todas las juntas a las que están asistiendo.

• Identifica qué juntas podrían reducirse, eliminarse, moverse en el calendario, o bien, quienes si deberían participar y quienes no.
• Identifica y establece estándares de mejora de las reuniones que se mantengan; como definir tiempos máximos, entregables, dinámicas a seguir, cómo medir la efectividad, uso de herramientas, etc.

Este tipo de prácticas dentro de las organizaciones, son quick wins, es decir, acciones sencillas, rápidas y de bajo costo que tienen resultados con alto impacto; especialmente si tienen que ver con prácticas que nos ayuden a mejorar el clima y moldear la cultura organizacional que queremos.

¡Te invitamos a implementarlas cuanto antes!

Y si quieres ir más allá en tu rol como Business Partner, recuerda que en Pro Pharma Research & Organization contamos con consultores expertos en la Industria Farmacéutica  para apoyarte en tus necesidades de Atracción de talento, Mejoramiento del Clima y la Cultura laboral, fortalecimiento de tu Marca Empleadora y Formación de Líderes. 

Esperamos colaborar contigo muy pronto.

Con cariño, Claudia Caballero.

Fecha de publicación: Febrero 2024

Autor: Claudia Caballero