Una auditoria es un proceso sistematizado, independiente y documentado de donde se obtienen evidencias que se evalúan de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios previamente definidos. Estos criterios son los requisitos que se van a utilizar como referencia para comparar la evidencia recopilada de manera objetiva, con el fin de evaluar solo lo que se tiene que evaluar y no más ni menos.  

Las auditorias se dividen en:

• Auditorias internas
  • Auditoria de primera parte: Realizadas por personal interno de la organización. La organización debe:
    • Planificar e implementar un programa de auditoria
    • Definir los criterios y el alcance 
    • Seleccionar a los auditores
    • Revisar los informes que contengan los hallazgos (Conformidades, no conformidades y oportunidades de mejora)
• Auditorias externas
  • Auditoria de segunda parte: A petición de un cliente o tercero autorizado
  • Auditoria de tercera parte: Organismos/organizaciones oficiales (todas las auditorias que hace COFEPRIS, organismos de acreditación/certificación)

Sistema de gestión de calidad (SGC)

Son todos los elementos de una organización que en conjunto establecen las políticas, objetivos y procesos que se deben llevar a cabo para lograr los objetivos. Para lograr estos objetivos las organizaciones deben tener claro, que se va a hacer, que recursos necesitan, elegir a él o los responsables, cuando finalizará y como se evaluaran los resultados obtenidos.

Herramientas que podemos utilizar para realizar una autoría al SGC

En la actualidad las mejores herramientas para el mejoramiento continuo del SGC son las que se basan en las normas ISO 9000 (Normas aceptadas mundialmente), en especial la Norma Internacional ISO 9001, ya que con ella las empresas podrán demostrar su capacidad para proporcionar productos y/o servicios de calidad, lo que quiere decir que cumplen los requisitos legales, los reglamentos aplicables y los requisitos del cliente (satisfacción al cliente).

Esta Norma nos proporciona información sobre las auditorias del SGC, desde principios, la gestión del programa y realización de las auditorias, así como las competencias (capacidad para aplicar el conocimiento) que deben tener todos los participantes de ella (persona que gestiona el programa, los auditores y los equipos auditores).

Principales principios de la auditoria:

• Integridad: honestidad, ética, diligencia y responsabilidad.
• Imparcialidad: Reportar con exactitud y veracidad los hallazgos. La comunicación entre el auditor y auditado debe ser
• Profesionalismo: Proceder con cuidado y buen juicio de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan.
• Confidencialidad: Proteger y ser discreto con la información a la que se tendrá acceso.
• Independencia: Ser imparcial y objetivo (en auditorías internas, los auditores no deberán evaluar el área de la que son responsables o donde operan).
• Enfoque basado en la evidencia: Toda evidencia debe ser fiable, reproducible y capaz de verificarse.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Es donde se planea la realización de la o las auditorias que se tendrán dentro de una empresa en determinado periodo de tiempo (frecuencia). Los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planeación y la elaboración de informes.

Elementos que debe contener un programa de auditoria

• Objetivos donde debemos considerar:
  • Expectativas y necesidades de los interesados
  • Características, requisitos y cambios de los procesos, producto servicio o proyecto que llevan a cabo
  • Requisitos del SG
  • Evaluación de proveedores externos
  • Nivel y madurez del SG
  • Riesgos y oportunidades
  • Resultados de auditorías previas (si se tienen)
• Frecuencia (depende mucho del tamaño de la empresa)
• Alcance (que procesos serán auditados)
• Criterios a evaluar (NOM o NOM´s).

Se planea la estrategia que vamos a seguir en la auditoria para si poder evaluar los riesgos y oportunidades.  

PLAN DE AUDITORIA

En el plan de auditoria se va a describir de manera detallada todo el proceso

• Desde la fecha y hora (Cronograma) de las actividades y duración de toda la auditoría
• El equipo auditor (Auditor líder, colaboradores, observadores)
• Quién audita que procesos
• El objetivo (general y específicos)
• Alcance de la auditoría y el criterio con el que la información que se solicitará será comparada.
• Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor
• Recursos que se emplean

Otra documentación de trabajo que es indispensables para la auditoría es: listas de verificación, formularios de recogida de información. Las firmas de quienes son los responsables. Este plan se le envía por correo al que será auditado (se le notifica)

En conclusión, las auditorias son una herramienta que nos permiten la evaluación continua del desempeño del SGC lo que permite el aprendizaje y mejoramiento continuo de la organización, todo desde un enfoque basado en procesos.

Referencias

NORMA Oficial Mexicana NOM-CC-7-1990.- Sistemas de Calidad - Auditorías de Calidad. Recuperado de: https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=4697664&fecha=03/01/1991#....

Sotelo Asef, J. (2018). La planeación de la auditoría en un sistema de gestión de calidad tomando como base la norma ISO 19011:2011. RIDE. Revista Iberoamericana para la Investigación y el Desarrollo Educativo, 8(16), 97129. Recuperado de: de https://www.scielo.org.mx/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S20077467201....

Pizarro A., Shirley E., Ormaza C., Miguel G., & Ruiz M. (2018). La auditoría y su control de calidad: visualización de los servicios que ofrecen las empresas auditoras de Manabí, Ecuador. Cofin Habana, 12(2), 268-279. Recuperado de: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S2073-60612018000....

Autor: Pro Pharma Research Organization.
Fecha de publicación: 1 de septiembre de 2023.